Procesarchitectuur – “Van drie domeinen naar één organisatie”
Waarom procesarchitectuur
Organisaties hebben geen integraal overzicht van hoe ze werken. Ze zullen hoogstens een Procesmodel hebben om alle processen die ze in de organisatie uitvoeren op een rij te zetten. Dit model vertelt alleen waar een organisatie uit bestaat, en niet hoe het werkt . ( Zie Wikipedia )
Procesarchitectuur
Als Enterprise Architecten helpt Zenit organisaties om de ‘Top Level Process Architecture’ van de organisatie in kaart te brengen. Dit doen we met als doel in kaart te brengen hoe een organisatie echt werkt, intern, maar ook met de belangrijkste Stakeholders buiten de organisatie.
De insteek is dat we eerst een Stakeholder workshop doen met onze opdrachtgever, met een team van mensen die samen een 360 graden blik hebben buiten de organisatie. We lijsten stakeholders en hun belangrijkste interacties met de ‘black box’ van de organisatie op. Als volgende stap openen we de black box en starten we met het verbinden van processen, aangezien alle Stakeholder interacties zouden moeten starten vanuit of eindigen in een organisatieproces. Daarna valideren we het model in nog 2 tot 3 iteraties.
Het resultaat is dus een procesmodel waarin alle belangrijke interacties tussen processen en Stakeholders zijn weergegeven. Als dat eenmaal is vastgesteld, is dit een ‘Golden Mode’ geworden, met meerdere doelen:
- Het geeft op één pagina een integraal beeld van de complete set van activiteiten die de organisatie ontplooit, evenals de interactie tussen elk van de processen.
- Alle procesontwerpen/tekeningen die in de organisatie worden gevonden, kunnen worden toegewezen aan deze enkele weergave, waardoor een opslagplaats van gerelateerde/verbonden processen ontstaat.
- Door namen op de interacties (wat gaat er in/wat komt er uit een proces) wordt de reikwijdte van processen (proces begin/proces einde) duidelijk en ondubbelzinnig gecommuniceerd; dus een perfecte tool om Process Ownership in de organisatie te implementeren.
- Men kan terugkoppelen welke organisatieprocessen de sleutel zijn tot welke belangrijke belanghebbenden.
- Het helpt bij het prioriteren van processen voor verbetering, vanwege een heatmap van welke processen niet voldoende presteren.
- Het IT-landschap kan worden geplot en overtollige of ontbrekende applicaties kunnen worden geïdentificeerd
- Men kan root/oorzaken identificeren voor bepaalde processen die niet goed presteren.
- Het is uitstekend geschikt voor het afbakenen van projecten, omdat belangrijke afhankelijkheden tussen andere processen beschikbaar zijn.
- De projectportfolio kan worden geplot, waarbij mismatches tussen proceshiaat/-belang worden geïdentificeerd en projecten in de organisatie worden geïdentificeerd; zijn er overbodige/conflicterende projecten? Of ontbreken er projecten op vitale processen?
Klantcase:
In één specifieke klantcase werd Zenit gevraagd om ondersteuning bij het integreren van drie organisatiedomeinen in EEN efficiënte, multifunctionele organisatie. De Procesarchitectuur is daar een perfect hulpmiddel voor: eerst hebben we van elk van de Domeinen een Procesarchitectuur gemaakt, daarna hebben we de drie Procesarchitecturen geïntegreerd in één organisatiebreed model, dat perfect laat zien welke processen Domeinspecifiek zijn en welke processen generiek/ herbruikbaar in de hele organisatie. Deze visie hielp het management van de organisatie bij het reorganiseren tot een efficiënte organisatie met dienstverlening richting de drie Domeinen.
