Zoek een speld in een hooiberg
U koopt een bedrijf en als onderdeel van de integratie worden alle gedeelde bestanden, mappen en (digitale) archieven overgedragen als onderdeel van de deal. Afhankelijk van uw bedrijf, functie en industrie (dwz farmaceutisch, onderzoek en ontwikkeling, enz.) kan een deel van deze informatie belangrijk zijn om wettelijke, nalevings- of juridische redenen.Hetzelfde geldt voor individuele team-/afdelingsmappen en archieven. Wanneer mensen vertrekken of naar nieuwe rollen gaan, wordt de opgeslagen archiefinformatie moeilijker te vinden.
Afhankelijk van de grootte en volwassenheid van uw bedrijf, worden deze gegevens, als u geluk heeft, gestructureerd in logische mappen met logische bestandsnamen en beschrijvende metagegevens om te weten welke informatie in het bestand/document staat.
De werkelijkheid is echter vaak heel anders. Mapstructuren kunnen verschillen tussen afdelingen en gebruikers, bestandsnamen hebben geen logica om het gemakkelijk te maken om te anticiperen op welke informatie ze bevatten, er is inconsistentie in de manier waarop bestanden worden opgeslagen en er is helemaal geen beschrijving van metadata.
De moeite die het kost om informatie in een archief te zoeken en te vinden, is sterk afhankelijk van de oorspronkelijke medewerkers die de documenten hebben opgeslagen/verwerkt en vaak hebben ze zelf ook moeite om de relevante informatie te vinden wanneer dat nodig is.
Zoek een speld in een hooiberg
Het is als het zoeken naar een speld in een hooiberg, waar medewerkers vaak veel tijd besteden aan het zoeken naar dat ene document, contract of e-mail om te zoeken op trefwoorden of datums. Het aantal documenten dat bij een zoekopdracht wordt geretourneerd, is afhankelijk van de kans dat de juiste term wordt gebruikt.
Zenit kan met behulp van kunstmatige intelligentie ongeorganiseerde archieven structureren en groeperen om de informatie in de archieven te vereenvoudigen en te categoriseren. De doorzoekbaarheid van het archief is verbeterd met Intelligent Semantic Search-mogelijkheden, waarbij het algoritme door archieven zoekt, niet alleen op zoek naar tekstreeksen, maar ze zijn ook slim genoeg om te zoeken naar synoniemen en woordcombinaties om een nauwkeuriger resultaat te krijgen.
De voordelen zijn een snellere en eenvoudigere archivering van archieven, efficiëntere, snellere en nauwkeurigere zoekresultaten, wat betekent dat werknemers minder tijd besteden aan zoeken en meer tijd aan werken door sneller de juiste relevante informatie te vinden.
Dit helpt de tijd en moeite die wordt besteed aan het werken met archieven te verminderen en helpt claims en risico’s te verminderen als gevolg van het niet kunnen vinden van de juiste informatie.
Geïnteresseerd
Wilt u meer weten, neem dan contact op met Zenit om de mogelijkheden te onderzoeken hoe we u kunnen helpen meer waarde uit uw (digitale archieven) te halen.
